Thursday, December 02, 2021

La ‘oficina sin papeles’ tarda en llegar

Una cuestión clave de la transformación digital que ha impulsado la pandemia en las compañías y organizaciones es digitalizar archivos y registros en papel, pero muchas personas se sienten más cómodas trabajando con documentos que puedan tocar.

Los expertos ofrecen soluciones para cambiar este asentado hábito.

+++ Pese a los beneficios de reducir este soporte con menores costes y mejora para el medioambiente, el hábito de trabajar con documentos que se pueden tener en las manos es difícil de eliminar, según indican desde Iron Mountain Inc. (IM), empresa estadounidense de servicios de administración y gestión de información empresarial.

+++ El desembolso para crear un registro en papel es mínimo, pero los costes suben a partir de ese momento, principalmente por el trabajo que conlleva. Además, se calcula que un empleado promedio pasa el 25 % de su semana laboral archivando, copiando, indexando o buscando documentos, según IM.

+++ “En el trabajo, el tiempo es oro y el ahorro de las numerosas horas que actualmente se pierden en buscar documentos en papel, permitiendo dedicarlas a un trabajo más valioso, es una consecuencia directa de la digitalización”, explica Juan Luis Regidor, gerente de ventas, en Iron Mountain España.

Qué es la transformación digital en las empresas

La transformación digital son aquellas oportunidades de estrategias de negocios que surgen gracias a la aparición de las nuevas tecnologías. Vemos, por tanto, que la innovación tecnológica tiene un papel fundamental, pero no debemos olvidar que este cambio afecta también a las personas físicas y a todo el trabajo en las organizaciones.

Una característica clave de la transformación es que debe estar siempre ligada a los objetivos y estrategias de la empresa. No se trata de “estar por estar”, ni de incorporar las nuevas tecnologías solamente porque es “lo que toca” en un momento dado. Y es que según un estudio de la consultora IDC, el 66% de los directores ejecutivos considera que la transformación digital es una pieza clave en el plan de negocios.

A día de hoy, el cambio digital ya no es una opción, sino una realidad inevitable para las empresas. Incorporarla desde ya tiene muchas ventajas para la empresa, los empleados y los clientes:

  • Facilita la colaboración interna. Las nuevas herramientas facilitan unos flujos de comunicación más fluidos y horizontales, hacen posible coordinar a diferentes miembros del equipo empleando muchos menos recursos y favorecen la deslocalización geográfica y el teletrabajo.
  • Mejora la relación con el cliente. La transformación digital da lugar a empresas más accesibles, con las que el cliente puede comunicarse como y cuando lo desee.
  • Permite la adaptación al cambio. Vivimos en un entorno tecnológico e incluso social donde la innovación es constante. Si no quieren quedarse atrás, las empresas deben ser capaces de responder a ella de manera ágil.
  • Ayuda al incremento de las ventas. Aunque por sí sola no es la panacea, lo cierto es que las empresas que han arrancado el proceso de digitalización han incrementado sus ventas en un 39%, según un estudio de CA Technologies.

Otro punto a tener en cuenta es que el cambio digital es un proceso con diferentes fases, no una cuestión de “todo o nada”. Así, IDC ha identificado 5 categorías de empresas en función del estadío en que se encuentren, de menor a mayor implicación:

  • Resistentes. Esta fase engloba al 21% de las empresas. Todavía no cuentan con ningún plan para la transformación dirigida, por lo que las iniciativas de digitalización (si las hay) parten de empleados individuales.
  • Exploradoras. Es el caso del 26% de las compañías. En esta fase ya se han llevado a cabo algunos proyectos de digitalización, pero solo dentro de departamentos concretos y no a nivel global de la empresa.
  • Jugadoras. La categoría mayoritaria, que incluye al 29% de las empresas analizadas. Las compañías jugadoras ya han comprendido la importancia de la digitalización para conseguir los objetivos estratégicos y tienen planes que implican a toda la empresa.
  • Transformadoras. El 18% de las empresas cuenta ya con servicios digitales en todos los departamentos.
  • Disruptivas. Por último, en la cúspide de esta clasificación se encuentran el 6% de empresas cuyas iniciativas suponen realmente una disrupción en el mercado. Son las pioneras, el ejemplo a seguir.

¿Es rentable la transformación digital?

Recientemente, El País ha publicado algunos datos muy interesantes sobre el impacto económico de la transformación digital:

  • En 2021, al menos el 40% del PIB europeo estará digitalizado.
  • El 55 %de las organizaciones europeas ya incluye la transformación digital como objetivo estratégico y ha desarrollado servicios o iniciativas digitales (esto se correspondería con las categorías “exploradora” y “jugadora” del apartado anterior).
  • En 2025, la transformación digital podría implicar en España un incremento de 120.000 millones de euros sobre el valor añadido bruto.

Aunque las cifras son muy optimistas, lo cierto es que medir el ROI de la digitalización en una compañía en particular no resulta sencillo, puesto que afecta a toda la estructura de la empresa. Para saber si el cambio digital ha dado los frutos buscados, es necesario un buen trabajo de análisis para encontrar cuáles son los KPI realmente relevantes.

Entre los casos de éxito de la digitalización, destacan ejemplos como el del Puerto de Hamburgo, que ha conseguido reducir a la mitad el tiempo de carga y descarga de los muelles gracias al internet de las cosas (IOT), o el de Global Omnium (antes conocida como Aguas de Valencia), que puede detectar y reparar fugas en tiempo récord gracias al big data y ahorrar 3000 millones de litros de agua al año.

Las 7 claves de la transformación digital en las empresas

1) Contar con un liderazgo convencido

Como hemos visto antes, la transformación digital está directamente ligada a los objetivos de negocio. Y como tal, debe partir de la dirección e implicar a toda la empresa. De nada sirve que los empleados o los departamentos tomen iniciativas particulares si la dirección general no va a asumirlas como parte de su misión.

Una vez embarcados en este proceso, los directivos deberán crear las condiciones que faciliten una transición fluida y asegurar que la empresa cuenta con los recursos necesarios tanto a nivel económico como humano.

2) Cambiar de mentalidad

El cambio digital no pasa solo por añadir tecnologías a la empresa. Es un cambio global y como tal, es inevitable que se enfrente a resistencias: ¿por qué cambiar, si todo funcionaba más o menos bien antes? ¿No estaremos corriendo demasiados riesgos con este cambio?

Por ello, digitalizar una empresa es un proceso de alcance profundo, que debe ir acompañado de reflexión y de una gestión del riesgo adecuada. La buena noticia es que la tecnología facilita implementar cambios de manera ágil y con costes reducidos respecto del paradigma anterior.

3) Mejorar la experiencia de cliente

La transformación digital solo tiene sentido si es capaz de poner al cliente en el centro. Después de todo, el objetivo principal debe ser seguir siendo competitivos en un entorno donde los usuarios son cada vez más exigentes.

Por eso, a la hora de digitalizar los procesos, debemos preguntarnos siempre cómo vamos a mejorar la experiencia de cliente: ¿puede contactar con nosotros en menos tiempo?, ¿cerrar una conversión con menos pasos?, ¿obtener un mejor servicio posventa? Y sobre todo ¿qué podemos ofrecer que nos haga destacar frente a la competencia?

4) Incorporar el big data

“Big data” es otro de esos términos de moda en el mundo empresarial, pero del que todavía solo hemos explorado la punta del iceberg.

La gestión de datos es uno de los grandes secretos de la digitalización. Gracias a las nuevas tecnologías tenemos más información que nunca sobre nuestros clientes reales y potenciales, pero es fácil perderse entre un sinfín de datos sin estructurar. Por ello, los científicos de datos son uno de los roles imprescindibles en las empresas de marketing del futuro.

5) Formar a los empleados

Más que volverse locos contratando a trabajadores digitales, los buenos directivos saben que la solución pasa por apostar por la formación y hacer que sus empleados actuales se integren en la transformación digital.

A la hora de implementar un plan de formación digital en la empresa, podemos recurrir a nuevas soluciones como los MOOC (cursos online masivos y abiertos) o la gamificación, que permite dar un diseño atractivo y adictivo a las lecciones. También puede ser interesante implementar algún plan de mentorización, en el que los empleados jóvenes ayuden a los mayores con las nuevas tecnologías y a cambio los veteranos aporten su experiencia en la empresa.

6) Fomentar el teletrabajo

Para los empleados, el proceso de digitalización supone un cambio de mentalidad y de maneras de trabajar. Pero a cambio, pueden obtener muchas ventajas que no se dan en las empresas más tradicionales.

El cambio digital abre la puerta al teletrabajo y los horarios flexibles, que permiten que los empleados puedan conciliar mucho mejor su vida personal y profesional. Con las nuevas herramientas de trabajo y comunicación, es posible abandonar la cultura del presentismo y adoptar un enfoque basado en objetivos. El resultado es que estarán más motivados, felices y dispuestos a aportar lo mejor de sí mismos en el trabajo.

7) Pensar en términos de mejora continua

La digitalización es un proceso abierto, en el que nuevos elementos se incorporan de manera continua. Vivimos en un entorno altamente cambiante, así que la famosa máxima “renovarse o morir” es más cierta que nunca.

Si adoptas la digitalización como filosofía de trabajo, debes estar dispuesto a plantearse constantemente lo que haces, por qué lo haces y cómo puedes mejorarlo. Solo así podrás seguir avanzando en el camino hacia clientes satisfechos, empleados felices y mejores resultados de negocio.

¡Buen viaje en la transformación digital de tu empresa y con tu equipo!